I. DEFINITIONER
Når der henvises til:
1.1. Et firma – det skal forstås som et firma under firmanavnet Etisoft Sp. z 0,0.
1.2. En arbejder — det skal forstås som en person, der er ansat i en virksomhed på grundlag af en ansættelseskontrakt eller en civilretlig kontrakt.
1.3. En medarbejder — det skal forstås som enhver person, der samarbejder med virksomheden, især som leverandør af tjenester eller produkter.
1.4. En entreprenør/kunde – det skal forstås som enhver fysisk person, juridisk person eller organisatorisk enhed uden juridisk enhed, til hvem virksomheden sælger sine produkter eller yder tjenester.
1.5. Bestikkelsesaktiviteter — de skal forstås som aktiviteter, der er kriminel adfærd, der er fastsat i art. 229, 230 eller 230 i straffeloven.
1.6. Andre økonomiske misbrug — de skal forstås som aktiviteter, der ikke er bestikkelsesaktiviteter, men de er i modstrid med almindeligt vedtagne regler for etisk drift af virksomheden.
II. REGLER FOR UDFØRELSE AF VIRKSOMHEDENS forretning
2.1. Forebyggelse af hvidvask. “Etisoft” Sp. z o. o. overholder alle lovbestemmelserne om forebyggelse af hvidvaskning af penge.
2.2. Modvirke unfair konkurrence. “Etisoft” Sp. z o. o. udfører sine forretningsaktiviteter på en måde, der respekterer den frie konkurrence og konkurrerer retfærdigt på markedet, i overensstemmelse med alle gældende og relevante lovbestemmelser og antitrust-regler. Virksomheden forbyder alle former for korruption, afpresning og underslæb og må ikke opretholde et forretningsforhold med noget firma der er involveret i sådan praksis. “Etisoft” Sp. z o. o. overholder alle gældende eksportkontrol-, told-, skatte- og udenrigshandelsbestemmelser, herunder, men er ikke begrænset til, gældende sanktioner, embargoer, regler, offentlige ordrer og politikker, der kontrollerer forsendelse og afsendelse af varer, teknologi og betalinger.
2.3. Bekæmpelse af bedrageri/underslæb. “Etisoft” Sp. zo. o. træffer passende foranstaltninger for at forhindre enhver form for bedrageri/underslæb og for at sikre, at forretningsforbindelsen med virksomheden på ingen måde bruges til hvidvaskning af penge eller andre ulovlige aktiviteter (f.eks. finansiering af terrorisme).
2.4. Undgåelse af interessekonflikter. “Etisoft” Sp. z o. o. træffer alle forretningsbeslutninger uafhængigt og på en måde, der sikrer, at forretningsinteresser holdes strengt adskilt fra private. Alle medarbejdere skal undgå enhver situation, der kan resultere i en konflikt af egeninteresse med “Etisoft” Sp. z o. o. En interessekonflikt kan opstå, når en medarbejder foretager handlinger eller forfølger mål, der kan bidrage til at hindre deres objektive og effektive udførelse af opgaver og opfattede ansvar over for “Etisoft” Sp. z o. o.
III. FORMÅL
3.1. Formålet med denne politik er at etablere konsistente regler for sagsbehandlingen i tilfælde af misbrug, modvirke eller forhindre misbrug til skade for virksomheden, samt aktiviteter, der er i strid med reglerne om virksomhedens forretningsudførelse i en gennemsigtig, etisk og i overensstemmelse med reglerne for fair konkurrence.
3.2. Formålet med politikken er også at sikre gennemsigtigheden af virksomhedens aktiviteter i forhold til dets entreprenører/kunder.
IV. POLITIKKENS MÅL OG SUBJEKTIV OMFANG
4.1. Politikken vedrører alle bestikkelsesaktiviteter og andre økonomiske misbrug blandt arbejdere såvel som aktionærer, konsulenter, leverandører, entreprenører og alle enheder, som opretholder økonomiske forbindelser med virksomheden.
4.2. Politikken bør overholdes af alle medarbejdere og medarbejdere i virksomheden.
V. ANSVARSOMRÅDE
5.1. Medlemmerne af selskabets direktion er ansvarlige for at implementere og føre tilsyn med politikken.
5.2. Den faktiske anti-bestikkelsespolitik er tilgængelig i virksomhedens hovedkvarter på offentligt tilgængelige interne og eksterne kommunikationsmedier.
5.3. Alle arbejdere skal læse denne politik og overholde dens regler strengt.
5.4. Medarbejdere i ledende stillinger skal identificere iboende risici for misbrug. Ledere bør være opmærksomme på eventuelle manifestationer af uregelmæssigheder vedrørende processer i virksomheden.
5.5. En medarbejder eller kollega skal straks informere deres supervisor om ethvert potentielt misbrug, eller senior supervisor, hvis misbruget vedrører deres direkte supervisor. I det tilfælde, hvor en bestemt information ikke er underbygget af fakta, vil der ikke blive foretaget nogen opklarende skridt i henhold til reglerne fastsat i kapitel IX i denne politik.
5.6. Især følgende aktiviteter betragtes som ulovlige:
- lover at give økonomiske eller personlige fordele,
- at tilbyde økonomiske eller personlige fordele,
- give økonomiske eller personlige fordele,
- acceptere eventuelle økonomiske eller personlige fordele.
5.7. Virksomhedens medarbejdere og medarbejdere har under ingen omstændigheder lov til at udføre bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug.
5.8. Virksomhedens medarbejder og medarbejdere er forpligtet til straks at informere virksomhedens bestyrelse om enhver mistanke om bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug.
VI. BESTIKKELSESAKTIVITETER
I forbindelse med denne politik omfatter bestikkelsesaktiviteter alle aktiviteter, der bærer præg af kriminalitet eller krænkelse, herunder især følgende aktiviteter:
6.1. At love, tilbyde, tilskynde, give økonomiske eller personlige fordele, undtagen sædvanlige festlige gaver og salgsfremmende materialer (som overholder skattebestemmelser og gældende love).
6.2. Accept af økonomiske fordele fra leverandørers repræsentanter for virksomheden, samt uberettiget begunstigelse af visse virksomheds leverandører på en måde, der overtræder reglerne for fair konkurrence.
6.3. Medarbejdere og medarbejdere er forpligtet til at udføre deres pligter på en måde, der sikrer gennemsigtighed i deres aktiviteter.
VII. AKTIVITETER FRA OMFANGET AF ANDRE ØKONOMISKE MISBRUG
I forbindelse med denne politik omfatter aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug og upassende adfærd enhver aktivitet, der bærer præg af kriminalitet eller krænkelse (herunder skattemæssige forbrydelser eller krænkelser), samt som andre aktiviteter, herunder følgende eksempler:
7.1. Tilegnelse af virksomhedens ejendom (materialer, produkter, udstyr, knowhow), ejendom tilhørende kunder, leverandører eller andre personer, med hvem en arbejder har forretningsforbindelser.
7.2. Forsætlig afgivelse af ukorrekte data i regnskaber, hvad der gør dem upålidelige og ikke svarer til faktiske og juridiske forhold.
7.3. Forsætlig indtastning af ukorrekte data i virksomhedens dokumenter.
7.4. Forsætlig forfalskning af virksomhedens dokumenter (for eksempel kontrakter, breve, resolutioner, beslutninger, protokoller) eller indførelse af andre ændringer, som ikke tidligere var accepteret af autoriserede enheder i overensstemmelse med gældende love og virksomhedens interne regler.
7.5. Forsætlig forfalskning eller ændring af regnskabsoplysninger og dokumenter, der bekræfter disse registreringer, samt uhensigtsmæssig anvendelse af regnskabsregler.
7.6. Forsætlig forvrængning eller ignorering af begivenheder, transaktioner eller andre væsentlige oplysninger i rapporter, der er udarbejdet til virksomhedens behov, hvilket forårsager betydelig skade for virksomheden.
7.7. Enhver anden forsætlig handling, som forårsager skade på virksomheden eller overtræder selskabets adfærdsregler.
VIII. REGLERNE FOR KOMMUNIKATION OG ADFÆRD I RELATIONERNE TIL KUNDER, ENTREPRENØRER OG MEDARBEJDERE
8.1. Enhver kontakt med virksomhedens entreprenører, kunder og medarbejdere bør have forretningsgrundlag. Kontakten bør tage en form for e-mail-korrespondance, direkte mail, forretningstelefonopkald samt direkte møder i virksomhedens eller entreprenørens hovedkvarter. I tilfælde af e-mail-korrespondance bør kun virksomheds-e-mailadresser fra domænet etisoft.com.pl bruges.
8.2. Alle modtagne og sendte breve skal registreres i indgående og udgående korrespondanceregister.
8.3. Alle aktiviteter og forretnings- og marketingkontakter, der har til formål at forårsage en vis retsvirkning (f.eks. indgåelse af en handelsaftale), bør konsulteres med virksomhedens bestyrelse.
8.4. Præsentationen af produkter og løsninger i form af slideshow, trykte materialer og demosoftware bør udelukkende indeholde indholdsmæssige og markedsføringsmæssige elementer, som vedrører præsenterede løsninger.
IX. VIRKSOMHEDENS MÅDER AT IMPLEMENTERE POLITIK PÅ ANTI-BESTIKKELSE
Virksomheden implementerer Anti-bestikkelsespolitik gennem:
9.1. Medarbejdertræning og støtte til kolleger for at eliminere bestikkelse og korruption.
9.2. Øge bevidstheden om arbejdere og kolleger i omfanget af bestikkelse og aktiviteter fra omfanget af andre økonomiske misbrug.
9.3. Opmuntre arbejdere og medarbejdere til at informere om overtrædelser af politikken og uetisk adfærd.
9.4. Underrette kompetente håndhævelsesmyndigheder fra virksomhedens bestyrelse om eventuelle overtrædelser af straffelovgivningen og andre gyldige love mod bestikkelse.
9.5. Modvirkning af bestikkelsesaktiviteter og aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug ved at tilskynde andre enheder, som samarbejder med virksomheden, til at implementere lignende anti-bestikkelsespraksis.
X. DETALJERET REGLER
10.1. Supervisorer og senior supervisors, som modtager information om et potentielt misbrug, bør straks informere virksomhedens bestyrelse om en sådan situation.
10.2. Selskabets direktion verificerer deres pålidelighed på grundlag af modtagne oplysninger.
10.3. En arbejder eller anden person, der informerer om en sådan sag, har sin anonymitet garanteret af personer, der verificerer sådanne oplysninger, og af personer, der har modtaget oplysningerne om misbrug. Der kommunikeres ingen oplysninger om sager ud over virksomhedens organisatoriske strukturer.
10.4. En person, der har rapporteret ovennævnte situation, skal informeres om, at:
- han eller hun er forpligtet til ikke at komme i kontakt med en person, over for hvem der påstås misbrugsformodning, for at fastslå kendsgerninger eller kræve erstatning.
- han eller hun bør fortsætte med den største diskretion og bør ikke diskutere spørgsmålet, fakta, mistanker eller beskyldninger med tredjeparter.
XI. PROCESSEN TIL AT KLARGE BESTIKKELSESAKTIVITETER OG AKTIVITETER FRA OMFANGET AF ANDRE ØKONOMISKE MISBRUG
11.1. Under afklaring af påståede bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug, bør der gøres alt for at undgå at foretage handlinger på grundlag af vildledte og uberettigede anklager, undgå at rejse mistanke i tilfælde af personer, som er under undersøgelse, med med hensyn til iværksatte handlinger og formel undersøgelsesprocedure, undgå erklæringer, som kan have negative virkninger for virksomheden, arbejderne eller virksomhedens kunder og entreprenører.
11.2. Sagsforløbet i tilfælde af indberettede hændelser er som følger:
- Virksomhedens bestyrelse verificerer de oplysninger, der er modtaget fra en medarbejder eller en kollega, samt oplysninger indsamlet ved brug af egne midler.
- I en situation, hvor det er afgjort, at oplysningerne beskrevet i punkt IX er sande, udpeger virksomhedens bestyrelse et team, der er ansvarligt for at afklare omstændighederne omkring bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter ud fra omfanget af andre økonomiske misbrug.
- Under afklaringen af omstændighederne ved aktiviteterne får en medarbejder eller kollega mulighed for at fremlægge deres holdning i sagen.
- Selskabets direktion vil træffe afhjælpende foranstaltninger, som har til formål at forhindre lignende begivenheder i fremtiden.
- Hvis det afgøres, at begivenheden, som er ved at blive afklaret, er en bestikkelsesaktivitet, informerer virksomhedens bestyrelse de berettigede retshåndhævende myndigheder om begivenheden.
XII. BESKYTTELSE AF ARBEJDERE OG MEDARBEJDERE
12.1. Virksomheden må ikke afskedige, nedværdige, suspendere, chikanere eller diskriminere på nogen måde en medarbejder eller kollega i forbindelse med juridiske aktiviteter inden for rammerne af rapportering om opdagede eller påståede bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug.
12.2. Virksomheden bør sikre, at en medarbejder eller kollega, der er anklaget for bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug, har mulighed for at fremlægge sin holdning.
XIII. DISCIPLINÆRE FORANSTALTNINGER
13.1. Resultaterne af holdarbejde vedrørende en etableret bestikkelsesaktivitet eller en aktivitet inden for rammerne af andre økonomiske misbrug sendes til virksomhedens bestyrelse.
13.2. På baggrund af Teams anbefaling træffes der yderligere foranstaltninger mod en medarbejder eller kollega, der er blevet undersøgt.
13.3. En eventuel beslutning om at afskedige en medarbejder eller ophøre samarbejdet med en medarbejder træffes af virksomhedens direktion.
13.4. I en situation, hvor bestikkelsesaktiviteter eller aktiviteter inden for rammerne af andre økonomiske misbrug udsatte virksomheden for økonomiske tab, kan der tages retslige skridt, og de retshåndhævende myndigheder kan blive informeret. Der kan i henhold til gældende love drages økonomiske konsekvenser mod en arbejder, hvis aktiviteter til skade for virksomheden er bevist.
13.5. Bestemmelserne i denne politik overtræder ikke almindeligt gældende lovgivning.
13.6. Hvert tilfælde af manglende overholdelse af denne politik vil blive undersøgt separat og kan resultere i disciplinære sanktioner.